Cestovní náhrady mohou u některých zaměstnanců představovat významnou část peněz, které každý měsíc od zaměstnavatele dostávají. Typické je to například u řidičů pravidelně vysílaných na zahraniční pracovní cesty. Co když ale zaměstnanec později tvrdí, že částky vykazované jako cestovní náhrady ve skutečnosti nebyly náhradou výdajů spojených s pracovními cestami, ale zastřenou částí jeho mzdy? A kdo musí v případném soudním sporu prokázat, jakou povahu vyplacené peníze skutečně měly? Právě touto otázkou se zabýval Nejvyšší soud v rozsudku sp. zn. 21 Cdo 908/2025.
Proč vůbec záleží na tom, zda jde o mzdu, nebo cestovní náhradu?
Na první pohled může jít o účetní detail. Rozdíl ale může mít významné pracovněprávní důsledky. V projednávaném případě zemřel zaměstnanec následkem pracovního úrazu a jeho manželka měla nárok na náhradu nákladů na výživu pozůstalé. Výše tohoto nároku závisela mimo jiné na průměrném výdělku zemřelého zaměstnance. Podle mzdových podkladů dostával zaměstnanec minimální mzdu a vedle ní cestovní náhrady za zahraniční pracovní cesty. Pozůstalá však tvrdila, že část peněz označených jako cestovní náhrady ve skutečnosti představovala odměnu za vykonanou práci, a měla se tedy promítnout do průměrného výdělku. Spor se tak dostal k velmi praktické otázce: kdo musí skutečnou povahu těchto plateb dokazovat?
Kdo tvrdí, že šlo ve skutečnosti o mzdu, musí to prokázat
Nejvyšší soud dospěl k závěru, že pokud pozůstalý tvrdí, že hrubá mzda evidovaná zaměstnavatelem neodpovídala skutečnosti, protože část mzdy byla zastřena jako cestovní náhrady, důkazní břemeno nese ten, kdo takovou skutečnost tvrdí. V konkrétním případě tedy pozůstalá manželka. Důvod je založen na obecném procesním pravidle: kdo z určité skutečnosti vyvozuje pro sebe příznivé právní následky, musí ji také prokázat. To je důležitý závěr zejména proto, že žalobkyně namítala, že potřebnými podklady disponoval zaměstnavatel, který mezitím zanikl, a ona proto neměla možnost svá tvrzení dostatečně prokázat. Ani to však podle Nejvyššího soudu v dané situaci nevedlo k automatickému obrácení důkazního břemene.
Proč důkazní břemeno nepřešlo na druhou stranu?
Nejvyšší soud vyšel ze způsobu, jakým se cestovní náhrady vyúčtovávají. Zaměstnanec nejprve zaměstnavateli předkládá doklady potřebné k jejich vyúčtování. Zaměstnavatel následně na jejich základě cestovní náhrady vyúčtuje. K relevantním informacím tedy v určité fázi mají přístup obě strany pracovněprávního vztahu. Zaměstnanec proto může již při vyúčtování zjistit, zda částka odpovídá předloženým podkladům, případně zda byly náhrady vyúčtovány i bez odpovídajících dokladů. Podle Nejvyššího soudu tak nejde o situaci, kdy by zaměstnavatel měl výlučný přístup k informacím a svým postupem zaměstnanci znemožnil vedení důkazu. Výjimečné obrácení důkazního břemene proto nebylo namístě.
Znamená rozsudek, že zaměstnavatel nemusí cestovní náhrady dobře dokumentovat?
Rozhodně ne. Nejvyšší soud výslovně připomněl také tzv. ediční povinnost. Soud může účastníkovi uložit, aby předložil listinu potřebnou k dokazování. Pokud strana, která sice nenese důkazní břemeno, takovou povinnost nesplní, nemusí to automaticky způsobit obrácení důkazního břemene, ale může se to projevit v hodnocení důkazů v její neprospěch. V konkrétním případu soudy pracovaly například se mzdovými listy a bankovními výpisy. Vedle částek odpovídajících mzdovým listům byly zaměstnanci vypláceny i částky okolo 30 000 Kč měsíčně a právě o jejich povahu se vedl spor. Soudy nakonec z dostupných důkazů nedovodily, že by do cestovních náhrad byly zahrnuty také výkonové složky mzdy.
Na výplatní pásce je napsáno cestovní náhrada. Stačí to?
Pro zaměstnavatele proto zůstává zásadní, aby byl schopen doložit, proč konkrétní cestovní náhrada vznikla a jak byla vypočtena. V praxi by měl být dohledatelný zejména průběh pracovní cesty, podklady předložené zaměstnancem, způsob vyúčtování a vazba mezi uskutečněnou cestou a vyplacenou částkou. Čím významnější podíl celkového příjmu zaměstnance cestovní náhrady představují, tím důležitější podle nás taková kontrola je.
Proč by tomu měli zaměstnavatelé věnovat pozornost?
Hranice mezi mzdou a cestovními náhradami není pouze otázkou účetnictví. To, jakou povahu konkrétní platba skutečně má, se může projevit i při určování pracovněprávních nároků zaměstnance nebo dalších osob. V tomto případě šlo dokonce o nárok pozůstalé po smrtelném pracovním úrazu a určení průměrného výdělku zemřelého zaměstnance. Dokumentaci proto není vhodné vnímat jen jako administrativní doprovod pracovní cesty. Je to také důkaz o tom, proč byly konkrétní peníze zaměstnanci vyplaceny.
Dokázali byste i za několik let vysvětlit a doložit, proč jste konkrétní částku zaměstnanci jako cestovní náhradu vyplatili?
