Ochrana oznamovatelů ‣ whistleblowing

Dne 1. 8. 2023 nabyl účinnosti zákon č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů.

Zákon umožní oznamovat protiprávní jednání u osoby, pro kterou oznamovatel vykonával nebo vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost. Povinný subjekt může přijímání oznámení od některých v zákoně uvedených skupin oznamovatelů vyloučit.

Nebo dále u osoby, se kterou je oznamovatel v souvislost s výkonem práce v kontaktu, pokud jde o jednání, které má znaky trestného činu nebo přestupku. Za toto zákon stanoví horní hranici sazby pokuty alespoň ve výši 100 000 Kč.

Podání oznámení přitom zákon nepovažuje za porušení povinnosti mlčenlivosti, až na některé výjimky týkající se zejména bezpečnostních zájmů státu a zpovědního tajemství. Ochrana se rovněž neposkytuje vědomě nepravdivým oznámením. Za ta je možné oznamovateli uložit pokutu až do výše 50 000 Kč.

V návaznosti na podání oznámení zákon zakazuje zavést vůči oznamovateli a osobám, s nimiž spolupracuje, tzv. odvetná opatření, a tonapř. rozvázání pracovního poměru, snížení mzdy, ukončení smlouvy s oznamovatelem apod. Pokud by dotčená osoba k odvetným opatřením přistoupila, hrozí jí uložení pokuty až ve výši 1 000 000 Kč a oznamovateli vznikne navíc i právo požadovat po ní náhradu nemajetkové újmy.

Povinným subjektem jsou podle zákona zaměstnavatelé s nejméně 50 zaměstnanci. Povinný subjekt je povinen zavést tzv. vnitřní oznamovací systém, jehož prostřednictvím budou moci oznamovatelé protiprávní jednání nahlašovat.

Povinné subjekty, s výjimkou veřejných zadavatelů, kteří zaměstnávají ke dni nabytí účinnosti zákona nejméně 50 a zároveň méně než 250 zaměstnanců, jsou povinny zavést vnitřní oznamovací systém do 15. 12. 2023 nebo jeho vedením pověřit jinou osobu, tzn. určit příslušnou osobu a doplnit svoje webové stránky o informaci týkající se whistleblowingu. Také musí vyloučit z okruhu oznamovatelů všechny osoby, u kterých to zákon umožňuje, a to zejména externí dodavatele.

U větších zaměstnavatelů předpokládá zákon zavedení odpovídajících opatření ke dni nabytí jeho účinnosti. Vedením takového systému je možné pověřit i jinou osobu nebo lze sdílet vnitřní oznamovací systém zavedený jiným subjektem, a to např. u ministerstva spravedlnosti v odkazu: https://oznamovatel.justice.cz/chci-podat-oznameni/.

Povinný subjekt má podle zákona tyto hlavní povinnosti:

• určit tzv. příslušnou osobu, tj. bezúhonnou, zletilou a plně svéprávnou fyzickou osobu příslušnou k přijímání oznámení, která bude posuzovat jejich důvodnost. V návaznosti na to navrhovat povinnému subjektu nápravná opatření;
• umožnit oznamovateli podat oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému písemně, ústně či osobně. V případě ústního oznámení je nutné pořídit zvukovou nahrávkou, tu ovšem pouze se souhlasem oznamovatele nebo záznam (možno i písemný), který věrně zachytí podstatu ústního oznámení a umožní tak oznamovateli se k obsahu záznamu nebo nahrávky vyjádřit. Vyjádření musí být k záznamu přiložené;
• uveřejnit způsobem umožňujícím dálkový přístup, obvykle na webových stránkách, informace o způsobu oznamování protiprávních jednání prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a ministerstva spravedlnosti, označení příslušné osoby (jméno, příjmení, telefonní číslo, e-mailová nebo jiná adresa) a o tom, zda povinný subjekt vylučuje přijímání oznámení od dobrovolníků;
• poučení příslušné osoby o jejích právech a povinnostech zakotvených v § 11 a 12, o kterém s ní sepíše záznam;
• zajistit, aby se s podanými oznámeními mohla seznamovat pouze příslušná osoba;
• posoudit důvodnost oznámení příslušnou osobou;
• vyrozumět oznamovatele o přijetí nápravných oznámení a výsledcích posouzení důvodnosti jeho oznámení;
• přijmout nápravná opatření v případě důvodnosti oznámení;
• vést evidenci údajů o přijatých oznámení, a to v rozsahu (a) datum přijetí oznámení, (b) jméno, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele, (c) shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li jim její totožnost známa, (d) datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou nebo pověřeným zaměstnancem a jejich výsledek, kdy do evidence může mít přístup pouze příslušná osoba;
• uchovávat oznámení podaná prostřednictví vnitřního oznamovacího systému a dokumenty související s oznámením, a topo dobu 5 let ode dne přijetí oznámení.

V případě porušení výše uvedených povinností se oznamovatel dopustí přestupku, který je možné pokutovat až do výše 400 000 Kč.

V souvislosti s novou právní úpravou doporučujeme připravit:

• vnitřní oznamovací systém: vzorové oznámení, evidence a záznam nebo formuláře o podání oznámení a formuláře o poučení oznamovatele o jeho právech a povinnostech;
• popis vnitřního oznamovacího systému;
• popis pro webové stránky, příp. zrevidovat již existující smlouvy a vnitřní předpisy tak, aby odpovídaly zákonné ochraně oznamovatelů – zejména aby pamatovaly na archivaci oznámení a existenci funkce příslušné osoby.