Prohlášení o ochraně osobních údajů

Naše skupina přikládá maximální význam ochraně osobních údajů všech klientů, obchodních partnerů a dalších osob, jejichž údaje při své činnosti zpracováváme. Osobní údaje zpracováváme vždy v souladu s platnými právními předpisy upravujícími výkon našich profesí. 

Osobní údaje zpracováváme pouze v nezbytném rozsahu, pro jasně vymezené účely a s využitím odpovídajících technických a organizačních opatření zajišťujících jejich důvěrnost, integritu a dostupnost.

Jaká opatření používáme

Pro zajištění ochrany osobních údajů uplatňujeme zejména následující postupy:

• řízení přístupu a kontrolu oprávnění – používáme individuální uživatelské účty, pravidelně revidujeme přístupová oprávnění a uplatňujeme zásadu minimálního přístupu;
• ochranu fyzických dokumentů – dokumenty obsahující osobní údaje uchováváme v uzamykatelných prostorách a zpřístupňujeme je pouze oprávněným osobám;
• zabezpečení IT systémů – využíváme firewally, antivirové nástroje, pravidelné aktualizace software a šifrování přenosu citlivých údajů;
• bezpečnost komunikace – komunikaci s klienty a úřady vedeme prostřednictvím zabezpečených kanálů (datové schránky, šifrované e-maily, zabezpečené portály);
• zálohování a obnovitelnost – pravidelně zálohujeme elektronická data a testujeme obnovu dat;
• evidenci a řízení incidentů – máme zavedeny procesy pro identifikaci, vyšetření a evidenci bezpečnostních incidentů a o závažných incidentech informujeme dotčené osoby a příslušné orgány v souladu s právními předpisy;
• mlčenlivost všech osob – advokáti, zaměstnanci kanceláře, daňoví poradci i osoby podílející se na zprostředkování pojištění jsou vázáni zákonnou a smluvní povinností mlčenlivosti;
• školení pracovníků – pravidelně školíme všechny osoby, které mají přístup k osobním údajům, v oblasti bezpečného nakládání s daty;
• kontrolu subdodavatelů – spolupracujeme pouze s pečlivě vybranými poskytovateli služeb, kteří poskytují odpovídající úroveň ochrany osobních údajů.

Naše profesní povinnosti

• Advokátní kancelář zachovává povinnost mlčenlivosti podle zákona o advokacii a zpracovává osobní údaje nezbytné pro poskytování právních služeb.
• Účetní a daňová kancelář zpracovává údaje v souladu s právními předpisy o účetnictví, daňovém poradenství a ochraně osobních údajů, zejména při vedení účetních podkladů, daňové a mzdové agendy.
• Pojišťovací zprostředkovatel zpracovává osobní údaje pro účely sjednávání, správy a plnění pojistných smluv, a to v souladu se zákonem o pojišťovnictví a povinnostmi uloženými ČNB.

Transparentnost a práva subjektů údajů

Každé osobě, jejíž osobní údaje zpracováváme, poskytujeme jasné a srozumitelné informace o účelech zpracování, právních základech a době uchovávání. Subjekty údajů mohou uplatnit svá práva (právo na přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování, námitku či přenositelnost) způsobem uvedeným v našem informačním memorandu.

Závazek důvěry a odpovědného přístupu

Při výkonu všech našich profesí dbáme na ochranu důvěrných informací, osobních údajů a dalších citlivých dat svých klientů. Ochrana osobních údajů je pro nás nedílnou součástí poskytování kvalitních a profesionálních služeb.

Informační memorandum o zpracování osobních údajů

Toto informační memorandum popisuje, jak naše skupina zpracovává osobní údaje fyzických osob v souvislosti s poskytováním svých služeb. Postupujeme vždy v souladu s platnými právními předpisy upravujícími právní, účetní, daňové a pojišťovací služby.

Kdo je správcem osobních údajů

Správcem osobních údajů jsou naše společnosti uvedené výše.

Účely a právní základy zpracování

Osobní údaje zpracováváme za účelem poskytování právních služeb, vedení účetnictví a daňové agendy, sjednávání a správy pojištění a komunikace s klienty.

Právním základem je plnění smlouvy, splnění právních povinností nebo náš oprávněný zájem.

Kategorie zpracovávaných údajů

Zpracováváme zejména identifikační a kontaktní údaje, údaje uvedené v právních, účetních, daňových či pojistných dokumentech a další informace nezbytné pro poskytování služeb.

Příjemci osobních údajů

Osobní údaje předáváme pouze v nezbytných případech orgánům veřejné moci, pojišťovnám, znalcům a poskytovatelům IT a cloudových služeb. Všichni poskytovatelé služeb jsou smluvně zavázáni dodržovat přiměřená technická a organizační opatření.

Doba uchovávání

Osobní údaje uchováváme po dobu stanovenou právními předpisy nebo nezbytnou pro ochranu našich práv a splnění smlouvy.

Práva subjektů údajů

Subjekty údajů mají právo na přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování, námitku, přenositelnost dat a podání stížnosti k ÚOOÚ.

Technická a organizační opatření

Provádíme řízení přístupů, šifrování, zabezpečení IT systémů, ochranu fyzických dokumentů, pravidelné zálohování, školení pracovníků a řízení incidentů.

Předávání údajů do zahraničí

Údaje nepředáváme mimo EU/EHP, pokud není zajištěna odpovídající úroveň ochrany podle platných právních předpisů.